sábado, 27 de agosto de 2016
MISIÓN
Somos una empresa dedicada a pintar y fabricar cuadros, brindando el efecto de sensación ártistica y mágica, producida por una diversidad de colores presentados a través de técnicas modernas e innovadoras convirtiendo los lugares cotidianos en ambientes exclusivos y llenos de armonía con la más alta calidad.
VISIÓN
Ser reconocidos a nivel regional, nacional como la emrpesa lider en cuadros decorativos, originales e innovadores, de alto calidad para la decoración de ambientes interiores y exteriores.
OBJETIVO GENERAL
Diseñar y producir cuadros decorativos con calidad y eficiencia usando materias primas que realcen la belleza y el trazo de lo ue se quiere proyectar, reflejando un indice creciente de ingresos, con una mayor productividad y posicionamiendo en el mercado.
COMUNICACIÓN OFICIAL
Es el proceso de comunicación entre las dependencias de una entidad o entre organizaciones que generan como soporte una serie de documentos, tanto en el ámbito interno como externo.
Entre las comunicaciones oficiales encontramos los Oficios, Cartas, Actas, Informes, Resoluciones,Formatos, Comunicaciones Urgentes o Telegramas.
Entre las comunicaciones oficiales encontramos los Oficios, Cartas, Actas, Informes, Resoluciones,Formatos, Comunicaciones Urgentes o Telegramas.
PASOS PARA LA RECEPCION DE DOMENTOS
RECEPCIÓN
Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversas conductas, estas conductas pueden ser directas o indirectas.
Las comunicaciones son entregadas por la persona interesada y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia, a este proceso se le denomina recepción directa; la recepción indirecta es la que se recibe por correo y medios electronicos.
Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y diversas conductas, estas conductas pueden ser directas o indirectas.
Las comunicaciones son entregadas por la persona interesada y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia, a este proceso se le denomina recepción directa; la recepción indirecta es la que se recibe por correo y medios electronicos.
CLASIFICACIÓN
Consiste en separar o clasificar los documentos recibidos en los siguientes grupos:
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
COMUNICACIONES PERSONALES: Son comunicacioines de caracter personal o privado ue llegan a la entidad, a titulo personal. Es importante anotar ue cada entidad por norma interna autoriza o prohibe el tramite de comunicaciones personales.
OTROS: Existen comunicaciones como folletos, revistas, puublicaciones y propagandas, las cuales se reciben y llevan un roceso distinto de recepción.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
COMUNICACIONES PERSONALES: Son comunicacioines de caracter personal o privado ue llegan a la entidad, a titulo personal. Es importante anotar ue cada entidad por norma interna autoriza o prohibe el tramite de comunicaciones personales.
OTROS: Existen comunicaciones como folletos, revistas, puublicaciones y propagandas, las cuales se reciben y llevan un roceso distinto de recepción.
APERTURA
Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción de sus documentos y sus anexos.
REVISIÓN
Son las comunicaciones oficiales que ingresan a la institución, que deben ser revisadas para verificar que el documento contenga la informacion necesaria, para la radicacion del mismo.
RADICACIÓN
Es el proceso en el que se asigna un numero a toda la documentacion reciba, dejando constancia de la fecha, hora, para asi hacer legal su tramite.
REGISTRO
Una vez se halla radicado la comunicacion oficial, se procede al registro que consiste en la anotacion de los datos más significativos en un formato de registro para su control y tramite de la entidad.
DISTRIBUCION Y REPARTO
Una vez registradas las comunicaciones oficiales se procede al reparto y distribucion de las mismas a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.
En una entidad pequeña donde la secretaria es la responsable del recibo de la documentacion, es ella misma quien hace la entrega personalmente en una entidad que cuenta con una oficina de archivo y correspondencia, la entrega la realizan por medio de un mensajero interno o patinador el cual hace recorridos en horas fijas.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Las TDR o Tablas de Retencion Documental constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de as agrupaciones documentales.
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PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS
ELABORACIÓN: Es el paso más importante en la gestión documental; pues en el se definen los parametros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su deslineación.
PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS
ELABORACIÓN: Es el paso más importante en la gestión documental; pues en el se definen los parametros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su deslineación.
FIRMA
Es un documento importante e indispensable, ya que es el simbolo, dibujo escrito ó gráfico, ue impone la validez de su contenido, a demas de identificar al responsable de su expedición.
SEPARACIÓN
Cuando llega el momento de su despacho y destino final deben separarse del original las respectivas copias de documento de la siguiente forma.
- El documento original con sus respectivos anexos, son entregados a su destinatario.
- La primer copia de este documento se conserva en la oficina o dependencia que la produce.
- La segunda copia de este documento se conserva en la oficina o dependencia que la produce.
- En algunas ocaciones se requiere de más copias para los interesados en esta comunicación.
ENVIO
En la primera medida se necesita tener claridad de la forma de envio geografico que se desea realizar y cuales serian las condiciones de empaque y seguidad ue garantizaran ue el documento lego a su destino final sin sufrir alteraciones en su contenido
SIMBOLOS
ZONA DE RIESGO
RECICLAJE
PROHIBIDO GIRAR
SEÑAL DE PROHIBICIÓN
PELIGRO DE ATMOSFERA
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
PRESTAMO PARA USUARIOS INTERNOS: Según el acuerdo 42 del 2002, en el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de prestamo, la entidad productora debera llevar un registro en el que se consigne la fecha del prestamo, identificación completa, numero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente, termino para su devolución, nombre completo del interesante, firma y cedula del jefe de la dependencia y de quien retira el documento.
PRESTAMO PARA USUARIOS EXTERNOS: Solo podran hacer uso del servicio de consulta y obtención de fotocopias dentro del archivo y solo se permite sacar documentos bajo alguna condición dad por la empresa, igualmente al llegar a prestarse un documento debe tener un formato con la siguiente información:
fecha de emisión, tipo de documento, numero de folios, fecha de entrega o envio, nombre del solicitante o correo.
PRESTAMO PARA USUARIOS EXTERNOS: Solo podran hacer uso del servicio de consulta y obtención de fotocopias dentro del archivo y solo se permite sacar documentos bajo alguna condición dad por la empresa, igualmente al llegar a prestarse un documento debe tener un formato con la siguiente información:
fecha de emisión, tipo de documento, numero de folios, fecha de entrega o envio, nombre del solicitante o correo.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
La consulta de documentos en los archivos de gestion, por parte de otras dependencias o otros ciudadanos, debera efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que seasu soporte. Si el interesado desea que se le expida fotocopias, estas deberan ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en el que se hayan delegado esa facultad y solo se permitira cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la constitución o las leyes.
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